Primeros pasos – Software Contable Claro Negocios

Software Contable Claro Negocios cuenta con funcionalidades que te permiten registrar la información muy rápido y cumpliendo con todos los requerimientos fiscales.

Recomendaciones para empezar:

Creación de cuenta

Es muy sencillo, solo debes ingresar a software-contable.com.co y registrarte siguiendo estos pasos:

Así:

Tienes 2 alternativas para empezar a usar el Software Contable Claro Negocios:

Modo rápido

De este modo empiezas a usar el sistema y vas agregando la información a medida que la necesitas.

Crea facturas o cuentas de cobro

Para crear una factura o cuenta de cobro sigue estos pasos:

  1. Selecciona «Ingresos» en el menú principal.
  2. Elige la opción “Facturas de venta”.
  3. Haz clic en el botón «Nueva factura», o “Nueva cuenta de cobro”.

Completa los datos del formulario, así:

  • Desplegable de numeración (Principal): Elige entre diferentes numeraciones la que deseas usar en la factura actual.
  • No.: Es el consecutivo para tus facturas de venta que puede ser manual o automático.
  • Desde el formulario de creación de facturas encuentras la opción de configurar la información de tu empresa, solo debes pasar el mouse sobre la información y hacer clic en «editar»:

  • Cliente: Es a quien va dirigida la factura, haz clic en “Nuevo contacto” y completa la información del formulario para crear un nuevo cliente, éste quedará guardado en el sistema. Puedes crear todos tus clientes de forma masiva desde un archivo de Excel, consulta el modo completo más adelante.
  • Identificación: Corresponde al documento de identidad del cliente, agregalo al momento de crearlo.
  • Teléfono: Teléfono principal del cliente.
  • Fecha: Es la fecha en que se crea la factura de venta. También puedes crear facturas con fecha anterior o posterior a la actual.
  • Plazo: Elige el plazo de vencimiento de la factura: de contado, 8 días, 15 días, 30 días y 60 días; puedes crear nuevos tiempos de vencimiento haciendo clic en “Nuevo plazo”.
  • Vencimiento: De acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges «Vencimiento manual» debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.

Personalizar opciones: Con esta opción puedes activar opciones avanzadas en la parte superior del formulario.

  • Moneda: Elige la moneda para tus facturas, activa la funcionalidad de multimoneda desde la opción “Nueva moneda” y elabora facturas en pesos, dólares u otras monedas.

  • Bodega: Elige la bodega desde la que se descuentan tus productos de venta para gestionar de forma eficiente tu inventario. Crea nuevas bodegas desde la opción “Nueva bodega”.

  • Lista de precios: Con las listas puedes definir precios especiales para tus clientes y aplicarlos automáticamente al momento de crear tus facturas de venta
  • Vendedor: selecciona el vendedor a la factura de venta  para llevar el control de los ingresos asociados a cada uno de ellos.

ítem/Productos:

  • Buscar ítem facturable: haz clic en “Nuevo ítem” y completa la información del formulario para crear un nuevo producto o servicio, éste quedará guardado en el sistema. Puedes crear todos tus productos de forma masiva desde un archivo de Excel, consulta el modo completo más adelante.

A continuación te explicamos los campos más importantes en la creación de tus productos:

  • Nombre (Requerido): Ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Referencia (Opcional): Ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico, este campo lo defines tú y no debe confundirse con la clave de producto.
  • Precio de venta (Requerido): Ingresa el precio de venta al público en general. En Alegra puedes manejar distintas listas de precios, haz clic aquí para conocer más.
  • Código de barras (Opcional): Agrega el código de barras para tus productos y captúralos con el escáner al facturar desde la ventana de punto de venta POS.
  • Impuesto (Opcional): Ingresa el nombre del impuesto asociado a tu producto tal como aparece creado en el menú Configuración > Impuestos, por ejemplo «IVA». Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
  • Unidad de medida: Elige la unidad de medida para tus productos o indica si se trata de un servicio.
  • Descripción (Opcional): En este campo puedes agregar las características de tu producto, por ejemplo medidas, talla, color o las especificaciones de un servicio.
  • Adjuntar imagen: Agrega una imagen que identifique tu producto o servicio, haz clic aquí para conocer más.

Al hacer clic en «guardar», el producto creado quedará agregado a la factura de venta y disponible para uso posterior:

Continuando con los campos del formulario de factura tenemos:

  • Agregar remisión: Agrega remisiones previamente creadas y factura sus productos.
  • Términos y condiciones: Define las condiciones que informarás a tus clientes sobre las ventas generadas.
  • Notas: Agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión.
  • Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.

Opciones al guardar:

  • Vista previa: obtén una vista preliminar de cómo se verá la factura.
  • Guardar y agregar pago: guarda la factura y agrega el comprobante de pago recibido.
  • Guardar y crear nueva: guarda la factura y regresa al formulario para crear una nueva.
  • Guardar: guarda la factura y conoce otras opciones.
  • Guardar como borrador: guarda la factura en borrador para modificarla más adelante.
  • Guardar e imprimir: guarda la factura e imprimirla inmediatamente.
  • Guardar y enviar por correo: guarda la factura y abre una nueva ventana para enviarla por correo.

Ahora que realizaste tu primera factura, puedes continuar con el modo completo para aprovechar todas las funciones de tu software contable.

Modo completo

1. Configura la información inicial de tu cuenta de Software Contable Claro Negocios

Desde el menú Configuración:

  • ¡Configura tu facturación!
    Si estás obligado a facturar, antes de completar este paso, debes tener lista tu resolución de facturación por computador para configurarla en Software Contable Claro Negocios. En el recuadro “Facturación”, en el vínculo “Numeraciones”, completa la información de tu Resolución de Facturación por Computador otorgada por la DIAN y la información de tu numeración. Desde el recuadro “Facturación”, en el vínculo “Datos Generales” configura los Términos y Condiciones de tus facturas, si deseas puedes activar la opción para reflejar el valor en letras y elegir el diseño de impresión de las facturas de venta en el recuadro “Plantillas de impresión” ingresando al vínculo “Plantillas”.

Si ya estás habilitado para hacer Facturación Electrónica, te recomendamos consultar este artículo.

  • ¡Configura tus retenciones e impuestos! 
    Define los tipos de retenciones e impuestos que aplican en tu sistema desde los recuadros específicos para estas funciones. Puedes activar las retenciones sugeridas y los impuestos que vas a usar en las facturas desde el recuadro “Impuestos”, en los vínculos “Impuestos” y “Retenciones”.

  • ¡Configura tus términos de pago!
    En el recuadro “Facturación”, vínculo “Términos de pago”, puedes definir los parámetros de vencimiento de tus facturas de venta.

  • ¡Configura tus vendedores! 
    Si necesitas crear varios vendedores, lo puedes hacer desde el recuadro ”Facturación”, vínculo “Vendedores”.
  • ¡Configura los datos de tu empresa! 
    En el recuadro de “Empresa”, vínculo “Empresa”, carga el logotipo de tu negocio para que aparezca en tus facturas y comprobantes. También puedes configurar la información general de tu empresa y elegir el documento con el que deseas registrar tus ventas: facturas o cuentas de cobro.

  • ¡Configura los usuarios de tu sistema! 
    En el recuadro “Empresa”, vínculo “Usuarios”, tú como administrador podrás gestionar  las cuentas de otros usuarios que acceden a Software Contable Claro Negocios.
  • ¡Configura la opción multimoneda! 
    En el recuadro “Empresa”, vínculo “Multimoneda”, podrás realizar documentos en otras monedas. Activa esta opción solo si realizas transacciones en más de una moneda.
  • ¡Configura los correos que envías a tus contactos! 
    Desde el recuadro “Notificaciones y correos”, vínculo “Notificaciones” gestiona los correos que llegarán a tus clientes para notificar el vencimiento de sus facturas y los documentos que generas. En el vínculo “Plantillas de correos” personaliza los correos de vencimiento de facturas y en el vínculo “Preferencias de correo” indica la información de tu interés que deseas recibir de Software Contable Claro Negocios.

2. Crea ítems de venta:

Los ítems son los productos o servicios que tu empresa comercializa. Pueden ser inventariables (a los que les llevarás el control de costos y cantidades) o no inventariables (los que no afectan el inventario, como por ejemplo los servicios).

Para crear un ítem de facturación sigue estos pasos:

  1. Selecciona «Inventario» en el menú principal.
  2. Haz clic en el botón «Nuevo ítem de venta», llegarás al formulario de «Nuevo ítem de venta».
  3. Completa los datos del formulario.

Al inicio encuentras este proceso detallado en la opción «Modo rápido».

3. Crea contactos:

Los contactos son las personas o empresas, clientes y proveedores con quienes tienes relaciones comerciales.

Para crear un contacto sigue estos pasos:

  1. Selecciona «Contactos» en el menú principal
  2. Haz clic en el botón «Nuevo contacto», llegarás al formulario de «Nuevo contacto»
  3. Este formulario permite crear un proveedor y/o un cliente. Completa los datos del formulario.

4. ¡Ajusta tus saldos iniciales! 

Comienza a registrar la información histórica de tu empresa en Software Contable Claro Negocios, ingresa al sistema los datos de saldos iniciales de las cuentas del balance o facturas pendientes por pago. Elige en qué forma quieres hacerlo:

  • Saldos del balance: saldos como otros gastos, activos, cuentas de pasivo y capital, lo que debes hacer es agregar los débitos y créditos que tengas en el balance general y el estado de resultados, para así cargar los saldos iniciales mediante una “Ajuste contable”.
  • Saldos de Bancos: Los saldos de los bancos los ingresas en el menú Bancos al momento de crear cada cuenta bancaria en Software Contable Claro Negocios.
    Nota: Te recomendamos que después de crear estos bancos muevas sus saldos a través del menú “Ingresos” y “Gastos” según sea el caso, así llevarás el control de entradas y salidas de dinero para cada cuenta, en el punto 5 encontrarás detallado el proceso.

  •  Ingresa tu información manualmente: Digita una a una tus facturas de compra y de venta que estén pendientes por pago, con las fechas correspondientes a su creación y vencimiento.

  • Si tienes muchas facturas pendientes por pago, ingresa tu información acumulada de saldos iniciales mediante facturas globales para cada contacto con una fecha específica así:
    – Elige tu fecha inicial para ingresar saldos en Software Contable Claro Negocios, las facturas que vas a registrar a continuación deben tener esta fecha de creación.
    – Crear una factura de venta por cada cliente con el valor acumulado del saldo total adeudado.
    – Crear una factura de compra por cada proveedor con el valor acumulado del saldo total adeudado.
    – Te recomendamos trabajar con facturas globales por cada contacto para que Software Contable Claro Negocios lleve la información de los pagos a las facturas anteriores de manera organizada y controlada.

5. Crea bancos:

Desde los bancos se gestionan los movimientos de entrada y salida de dinero de tu empresa.

Para crear una cuenta bancaria sigue estos pasos:

  1. Selecciona «Bancos» en el menú principal.
  2. Haz clic en el botón «Nuevo Banco», llegarás al formulario de «Nuevo Banco».
  3. Completa los datos requeridos.

También puedes administrar los bancos de tu cuenta de Software Contable Claro Negocios y realizar movimientos entre ellos:

Agregar dinero, hacer retiros de dinero, transferir a otros bancos, conciliar tus cuentas o desactivarlas.

Es importante ingresar información correcta pues usarás los Bancos para realizar pagos y recibir ingresos en el sistema, a partir de ellos Software Contable Claro Negocios realizará los cálculos de tus operaciones.

6. Gestiona las cuentas contables

Las cuentas contables son grupos básicos en los que Software Contable Claro Negocios clasifica toda la información de tu empresa, sirven para llevar el control de tus ingresos, egresos, activos, pasivos y patrimonio. Algunos ejemplos de cuentas contables son: Ventas, Activos fijos, Impuestos por pagar, Utilidades. Cada movimiento que realices automáticamente será asociado a una cuenta contable, así llevas tu información en orden.

En los formularios de registro de información, Software Contable Claro Negocios te pide asociar cada movimiento a una categoría, debes entender muy bien qué tipo de movimiento realizas para asociarlo de la forma correcta. Al llevar las cuentas contables de forma organizada los reportes tendrán datos acertados sobre tu empresa.

7. Crea facturas o cuentas de cobro, cotizaciones y remisiones:

Crea Cotizaciones y/o Remisiones que luego puedes convertir en ventas, desde el menú de Ingresos.

Para crear una factura sigue estos pasos:

  1. Selecciona «Ingresos» en el menú principal.
  2. Haz clic en el botón «Nueva factura», o “Nueva cuenta de cobro”, llegarás al formulario de «Nueva factura».
  3. Completa los datos del formulario.

¡Programa tus facturas de venta recurrentes! 

Automatiza la generación de facturas de venta periódicas: programa la generación de tus registros para un día en específico con una frecuencia en meses.

Para crear una factura de venta recurrente sigue estos pasos:

  1. Selecciona “Ingresos” en el menú principal y luego ”Facturas recurrentes”.
  2. Haz clic en el botón «Nueva factura recurrente», llegarás al formulario de «Nueva factura de venta recurrente».
  3. Completa los datos del formulario, la “Frecuencia” indica cada cuántos meses se realiza la factura.

8. Recibe pagos a tus facturas y gestiona tus Notas crédito

Para registrar pagos en tus facturas sigue estos pasos:

  1. Selecciona «Ingresos» en el menú principal.
  2. Elige la factura a la que le vas a hacer el pago.
  3. Haz clic en el botón “Agregar pago», llegarás al formulario de «Nuevo ingreso».
  4. Completa los datos del formulario. Software Contable Claro Negocios realizará el ingreso del dinero a la cuenta de Banco correspondiente.

Desde el menú Ingresos también generas Notas crédito para registrar devoluciones de tus clientes.

9. Registra gastos y gestiona tus Notas débito

Para crear un gasto sigue estos pasos:

  1. Selecciona «Gastos» en el menú principal.
  2. Haz clic en el botón «Nuevo pago», llegarás al formulario de «Nuevo gasto».
  3. Completa los campos del formulario.

En el menú Gastos también generas Notas débito para registrar el saldo a favor o las devoluciones que tienes con un proveedor.

¡Programa tus pagos recurrentes! 

Automatiza tus pagos periódicos: programa la generación de registros para un día en específico con una frecuencia en meses.

Para crear un pago recurrente sigue estos pasos:

  1. Selecciona “Gastos” en el menú principal y luego ”Pagos recurrentes”.
  2. Haz clic en el botón «Nuevo pago recurrente», llegarás al formulario de «Nuevo pago recurrente».
  3. Completa los datos del formulario, la “Frecuencia” indica cada cuántos meses se realiza el comprobante de pago.

10. Accede a los reportes

Los reportes son la inteligencia que el Software Contable Claro Negocios hace a tu negocio, en ellos puedes ver la información más importante de tu empresa en tiempo real. Algunos reportes que encontrarás en Software Contable Claro Negocios son:

  • Ventas: Encuentra el total las Facturas de Venta que fueron realizadas en un período de tiempo.
  • Rentabilidad por ítem: Consulta la rentabilidad de cada ítem que tienes en el inventario, en valor monetario y porcentaje.
  • Ingresos y Egresos: Encuentra en este informe el valor total de las cuentas contables del sistema, discriminado por ingresos y egresos.
  • Flujo de efectivo: Encuentra en este informe las entradas y salidas de dinero asociadas a cuentas contables, que se pagaron de contado por recaudo de cartera o por pago de facturas de proveedor durante el período de tiempo específico.
  • Inventario valorizado: Muestra el valor del inventario actual, la cantidad de ítems inventariables que tienes y su costo promedio.
  • Transacciones: Muestra los movimientos de dinero generados en el periodo de tiempo que elijas.
  • Estado de Resultados: Te muestra cómo fueron las utilidades de tu empresa en un periodo de tiempo detallando las ventas, el costo de la mercancía y los gastos del negocio.
  • Balance General: Te muestra la situación económica de tu empresa durante un periodo de tiempo determinado, detallando los bienes y el dinero que tienes (Activos), las deudas de la empresa (pasivos) y lo correspondiente a los dueños (Patrimonio).
  • Reporte diario de ventas: Exporta a Excel el control diario de ventas de tu sistema.
  • Reporte de Impuestos y Retenciones: Consulta los impuestos y retenciones asociados a compras y ventas durante un período de tiempo específico.
  • Ajuste por diferencia en tasa: Encuentra en este reporte los ajustes al banco que hayas realizado por operaciones con una moneda diferente a la principal. Aplica si has manejado “multimoneda”.
  • Exportación de Facturas de venta: Exporta las facturas de tu empresa en el periodo de tiempo que elijas.
  • Informe Contador: Exporta en un solo paso tus notas crédito, facturas de venta, contactos, ítems, notas débito, cotizaciones, facturas de compra y transacciones en archivos planos de Excel.

También puedes encontrar los reportes de Ventas por ítemVentas por cliente, Ventas por vendedor, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar.

Puedes exportar a Excel todos los reportes de Software Contable Claro Negocios.

Recuerda escribirnos a [email protected] si tienes inquietudes sobre este y otros procesos, nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.